Verbraucherschutzverein

Formelle Fehler

Die häufigsten formellen Fehler bei der Nebenkostenabrechnung betreffen die Struktur und Übersichtlichkeit der Abrechnung. Ein typischer Fehler liegt in der fehlenden oder unzureichenden Aufschlüsselung der Betriebskosten in einzelnen Betriebskostenarten. Die Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung aller Betriebskostengruppen, der Gesamtkosten, der Anteile der auf die einzelnen Mieter entfallenden Kosten und die Vorauszahlungen enthalten. Fehlt diese geordnete Zusammenstellung, ist die Abrechnung formell mangelhaft.

Ein weiterer häufiger formeller Fehler betrifft den Umlageschlüssel. Der Umlageschlüssel muss immer angegeben werden, auch wenn die Verteilung offensichtlich ist. Der Vermieter muss offenlegen, auf welcher Grundlage er die Quote ermittelt hat, wobei die Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels wie Quadratmeter-Wohnfläche, Monate, Personenanzahl, Mieteigentumsanteile oder Verbräuche in einer nachvollziehbaren Art und Weise erfolgen müssen. Ist der Verteilerschlüssel unverständlich oder nicht ausreichend erläutert, ist die Abrechnung insgesamt unwirksam.

Bei einem Mieterwechsel innerhalb der Abrechnungsperiode muss aus der Abrechnung zu ersehen sein, nach welchem Maßstab der Vermieter die Kosten zuordnete. Formell fehlerhaft ist es auch, wenn die Art der Kostenteilung zwischen Vor- und Nachmieter bei einem Mieterwechsel nicht nachvollziehbar ist.

Materielle Fehler

Materielle Fehler betreffen die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung. Ein häufiger Fehler liegt in der Anwendung eines falschen Umlageschlüssels auf einzelne Positionen. Die Anwendung eines unrichtigen Abrechnungsschlüssels auf einzelne Positionen hindert jedoch nicht die Fälligkeit der gesamten Nebenkostenabrechnung. Eine materiell fehlerhafte Abrechnung, die beispielsweise einen falschen Umlageschlüssel aufweist, wahrt die Abrechnungsfrist.

Typische materielle Fehler umfassen die Aufnahme von Kosten, die nach den vertraglichen Vereinbarungen der Parteien nicht umlegbar sind, sowie die Aufnahme von Betriebskosten, für die eine Pauschale vereinbart ist. Ein weiterer Fehler liegt darin, unzulässigerweise mehrere Häuser zu einer Abrechnungseinheit zusammenzufassen oder einen an sich erforderlichen Vorwegabzug für die gewerbliche Nutzung nicht zu enthalten. Rechenfehler bei der Ermittlung der Gesamtkosten, wie beispielsweise versehentlich nicht berücksichtigte Rechnungen, stellen ebenfalls materielle Fehler dar.

Fehler bei der Abgrenzung und Aufbereitung der Kosten

Die Abgrenzung der Betriebskosten von den übrigen Kosten ist eine häufige Fehlerquelle. Eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben erfordert, dass die vollständigen Gesamtkosten für jede einzelne Betriebskostenposition auch dann anzugeben sind, wenn sie nicht umlagefähig sind. Eine Angabe der schon bereinigten Kostenanteile genügt nicht, da dem Mieter gezeigt werden muss, ob und in welcher Höhe nicht umlegbare Betriebskosten vorher in Abzug gebracht wurden.

Einzelne Betriebskostenpositionen müssen einzeln mit ihren Gesamtkosten dargestellt werden, sodass es beispielsweise nicht ausreicht, die Gebäude- und die Haftpflichtversicherung unter der Betriebskostenposition "Versicherungen" auszuweisen. Der für eine einzelne Betriebskostenposition ausgewiesene Kostenanteil darf sich ausschließlich auf den von der Abrechnung umfassten Zeitraum beziehen, was insbesondere bei Rechnungen von Wasser- und Energieversorgern von Bedeutung ist, da diese meist unterjährig erstellt werden und tages- oder monatsgenau auf den Abrechnungszeitraum abzugrenzen sind.

Fristversäumnisse

Die Einhaltung der Abrechnungsfrist ist ein häufiger Fehlerquellen. Die Abrechnung muss spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingegangen sein. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hatte die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Unterlässt der Vermieter die rechtzeitige Abrechnung der Betriebskosten, so kann der Mieter die vollständige Rückzahlung der geleisteten Abschlagszahlungen verlangen.

Die Fälligkeit der Nachzahlung setzt den Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung voraus. Der Bundesgerichtshof geht davon aus, dass die Fälligkeit nicht erst nach einer angemessenen Überprüfungsfrist eintritt, sondern mit Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Diese Frist wird überwiegend mit einem Monat ab Zugang der Abrechnung bemessen.

Umgang mit Fehlern und Konsequenzen

Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen leichten formellen Fehlern und schwerwiegenden Mängeln. Leichte formelle Fehler, die unschwer aus der Abrechnung herausgerechnet werden können, führen nicht zur Unwirksamkeit der gesamten Betriebskostenabrechnung. Dem durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter wird durchaus zugemutet, angesichts von Einzelangaben bestimmte Rechenschritte selbst zu vollziehen.

Umfasst der formelle Mangel sämtliche Betriebskostenpositionen, so ist die Abrechnung insgesamt unwirksam. Betrifft der Mangel nur einzelne Betriebskostenpositionen und können diese unschwer herausgerechnet werden, so bleibt die übrige Abrechnung wirksam. Bei der Abgrenzung zwischen formellem und materiellem Fehler gilt die Faustformel, dass Unklarheiten zu den formellen Fehlern zählen, während erkennbare Unrichtigkeiten als materielle Fehler zu bewerten sind.

Die Betriebskostenabrechnung muss formal korrekt sein, da ansonsten der Anspruch des Vermieters auf Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter verloren geht. Insbesondere ist zu beachten, dass die Umlageschlüssel erklärt und korrekt angewendet werden, die Darstellung der Gesamtkosten sowie die Berechnung des Mieteranteils nachvollziehbar sein müssen und die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters ersichtlich sein müssen.

Die Heizkostenverordnung wurde im Rahmen der Reform des Gebäudeenergiegesetzes (GEG) wesentlich geändert. Diese Änderungen sind am 1. Oktober 2024 in Kraft getreten. Zu den wichtigsten Neuerungen gehört die Streichung der bisherigen Ausnahme für Wärmepumpen von der Pflicht zur verbrauchsabhängigen Erfassung und Verteilung der Heizkosten. Durch die GEG-Reform wurde die bisher bestehende Ausnahmeregelung von der Pflicht, eine verbrauchsabhängige Erfassung und Verteilung der Kosten für Wärmepumpen vorzunehmen, gestrichen.

Wärmepumpen und verbrauchsabhängige Abrechnung

Wärmepumpen unterliegen nunmehr den Abrechnungsmodalitäten der Heizkostenverordnung. Bei verbundenen Anlagen werden Wärmepumpen grundsätzlich der Fernwärme gleichgestellt, sodass die entsprechenden Regelungen der Heizkostenverordnung auch auf die Wärmepumpe anwendbar sind. Die nach den Formeln ermittelte Wärmemenge ist bei Wärmepumpen mit einem Faktor von 0,30 zu multiplizieren, wobei der Gesetzgeber von einer Jahresarbeitszahl in Höhe von 2,7 ausgeht. Dies setzt voraus, dass separate Wärmezähler für die von der Wärmepumpe gelieferte Wärme und separate Stromzähler für den von der Wärmepumpe verbrauchten Strom installiert werden müssen.

Aufteilung der CO2-Kosten

Seit dem 1. Januar 2023 regelt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter. Die Kosten der CO2-Bepreisung sind Teil der fossilen Brennstoffkosten und werden nicht mehr vollständig vom Mieter getragen, sondern zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Der Vermieter ermittelt über die Heizkostenabrechnung den Kohlendioxidausstoß des Gebäudes und errechnet den eigenen Anteil und denjenigen des Mieters.

Stufenmodell zur Kostenverteilung

Die Verteilung der CO2-Kosten erfolgt auf Grundlage eines Stufenmodells, das den spezifischen Kohlendioxidausstoß des Gebäudes berücksichtigt. Je höher der spezifische Ausstoß, desto höher ist der Kostenanteil des Vermieters. Der vom Vermieter zu tragende Anteil ist in einer Tabelle im Anhang zum CO2KostAufG festgelegt und liegt in Abhängigkeit des Kohlendioxidausstoßes des vermieteten Gebäudes oder der Wohnung pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr zwischen 0 % und 95 %. Dies führt bis auf seltene Ausnahmen zu einem Kostenvorteil für die Mieter.

CO2-Preisentwicklung

Der Kohlendioxidpreis beträgt für das Jahr 2023 30 Euro pro Tonne, für das Jahr 2024 45 Euro und für das Jahr 2025 55 Euro. Für das Jahr 2026 ist ein Preiskorridor mit einem Mindestpreis von 55 Euro pro Emissionszertifikat und einem Höchstpreis von 65 Euro pro Emissionszertifikat festgelegt. Ab 2027 werden mögliche Szenarien mit einem CO2-Preis je Tonne von 100 Euro, 250 Euro oder 400 Euro diskutiert.

Informationspflichten des Vermieters

Die zusätzlichen inhaltlichen Mindestinformationen, die der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung beziehungsweise Heizkostenabrechnung geben muss, sind zahlreich. Ein Verstoß gegen diese Informationspflichten führt unter anderem zu einem weiteren prozentualen Kürzungsrecht des Mieters. Der Vermieter ist verpflichtet, im Rahmen der jährlichen Heizkostenabrechnung den spezifischen Kohlendioxidausstoß des Gebäudes oder der gesondert versorgten Einheit in Kilogramm CO2 pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr zu ermitteln.

Übergangsregelungen

Die Änderungen der Heizkostenverordnung, welche die §§ 7, 9, 11 und 12 HeizkostenV betreffen, sind am 1. Oktober 2024 in Kraft getreten. Für die Umstellung der Abrechnungspraxis wurden Übergangsregelungen vorgesehen, um Vermietern und Mietern ausreichend Zeit zur Anpassung an die neuen Anforderungen zu geben. Die Regelungen sollen dazu beitragen, dass Nutzer eines Gebäudes zu energieeffizientem Verhalten und Gebäudeeigentümer zu Investitionen in klimaschonende Heizungssysteme und zu energetischen Sanierungen angereizt werden.